玩轉 Notion AI 一鍵搞定職場兩大常見情境！一鍵搞定(I)：專案管理與進度追蹤

在當今瞬息萬變的職場中，「專案管理與進度追蹤」是實現工作效率與成功的關鍵要素。面對這些挑戰，Notion AI 的強大功能成為您的得力助手。無論是面臨截止日期的突然變更，還是在會議紀錄中尋找關鍵資訊，Notion AI 都能快速地助您一臂之力。

(一)如何一鍵搞定「專案管理與進度追蹤」

在這篇文章中，我將帶您學習如何使用 Notion AI 來優化專案管理和進度追蹤流程，解決如「截止日期變更」和「會議紀錄不清」等常見問題。再者，通過實際案例練習 Notion AI 兩個實用的功能，例如: 模擬一個專案截止日期更改的情境，並運用「AI custom autofill」來更新專案日期的資訊。同時，我們也可以模擬一次會議的狀況，使用「Find action items」來提取並整理會議記錄。

(二)情境

情境 1：截止日期更改
在專案進行中，專案範疇可能會發生變更，但這些變更並沒有得到良好的記錄和溝通。讓不同的團隊對專案的目標和期限有不同的理解，導致進度混亂與溝通上的誤解。這時候，Notion AI Property 「AI custom autofill」功能就可以協助我們解決這樣的問題，像是迅速地更改截止日期。
在此我們將補充 Notion Property 功能資訊: Notion Property 功能 允許用戶為每個頁面設定特定屬性，實現透過資料庫管理以及分類資訊，從而有效地組織和檢索各種 Notion 頁面內容，如圖2：

Notion 的 Property 功能中的 AI 類別目前提供了4種智慧化的選項，例如: AI summary、AI custom autofill、AI translation 和 AI keywords。
這些功能旨在提升用戶在整理和處理資訊時的效率。

• AI summary：可以幫助自動產出內容的摘要。
• AI custom autofill：允許使用者輸入指令，進而產出對應內容。
• AI translation：提供14種多國語言翻譯，截至2024/02。
• AI keywords：智慧提取和管理關鍵詞，幫助用戶搜尋相關內容。

這些工具以 AI 方式增強了 Notion 資料的管理與進階應用。

情境 2：會議紀錄不清不楚
在一系列的專案會議中，會議紀錄的品質不一，有些紀錄詳細清晰，而有些則模糊不清。這使得團隊成員回頭查看紀錄時，無法快速理解會議的重點和行動項目，導致不必要的溝通困難和誤解。因此，Notion AI 「Find action items」的功能就能讓我們快速地找到會議的重點和行動項目，如圖3：

(三)實作練習

筆者下方會教學如何透過 Notion AI 一鍵搞定「進度追蹤」與「專案管理」兩個職場情境。

情境 1：截止日期更改，如何一鍵搞定「進度追蹤」?
任務描述：
請透過 Notion AI 的「AI custom autofill」功能，完成專案的「進度追蹤」，如圖4：

功能 1 — 「AI custom autofill」使用方式：
1. 請讀者先開啟自己的會議紀錄頁面，如圖5：

2. 接著來到頁面上方的 Property，請選擇「Add a property」如圖6：

3. 點選「AI custom autofill」的功能，如圖7：

4. 再來，使用者就能輸入指令客製化操作 Notion AI 了！如圖8：

5. 最後，使用者就可以請 Notion AI 根據會議記錄自動更新專案時程了，例如：輸入「請幫我搜尋專案截止日期」，如圖9：

情境 2：會議紀錄不清不楚，如何一鍵搞定「專案管理」?
任務描述：
請透過 Notion AI 的「AI custom autofill」功能，完成專案的「進度追蹤」。

功能 2 — 「Find action items」使用方式：
1. 在 Notion 頁面中輸入 「/」或是 「/ai」，就可以叫出 Notion AI，如圖10：

2. 點選「Find action items」的功能，如圖11：

3. 最後即可透過 Notion AI 統整會議的 Next Action！如圖12：

4. 確認結果正確，即可以點選 Done 完成任務，如圖13：

5. 完成統整會議的 Next Action，如圖14：

(四) 結論

在本單元2中，我們深入探索了 Notion AI 的「AI custom autofill」和「Find action items」功能，展現了如何透過這些工具提升「專案管理」和｢進度追蹤｣的效率。

隨著對 Notion AI 的熟悉和應用，您將發現工作流程變得更加流暢和高效率。從自定義輸入 AI 指令到快速找到代辦事項，每一步都使您在職場中更加得心應手。

隨著本單元的結束，我們將進入下一階段的學習之旅：單元3「一鍵搞定(II)：知識歸納與文件翻譯」。在此單元中，我們將探討如何利用Notion AI 來進行內容總結和多國語言翻譯，進一步增添您的 Notion AI技巧，並提升您在多元文化環境中的溝通能力。

接下來讓我們一起探索更多 Notion AI 的應用模式吧!

作者：黃榮晟(臺灣行銷研究資料科學家)、鍾皓軒(臺灣行銷研究有限公司創辦人)