ChatGPT 文書作業輕鬆上手：ChatGPT 結合 PowerPoint

一、前言

在各種報告場合中，為了讓資訊更有助於理解以及記憶，PowerPoint 絕對是眾多人的選擇之一，因此簡報對於我們的工作以及學習來說，都具有越來越重要的地位。本單元將探討如何讓ChatGPT與PowerPoint結合，提升製作簡報的效率。

首先筆者會介紹如何運用 ChatGPT 製作簡報的大綱，在此將使用到AIDCA的架構。AIDCA指的是注意（Attention）、興趣（Interest）、欲望（Desire）、說服（Conviction）和行動（Action），是一種在銷售和行銷領域中廣泛使用的方法，用於指導訊息傳達和影響觀眾的行為。

透過ChatGPT的幫助，我們可以快速生成每個AIDCA元素所需的內容，並將其整合到PowerPoint中。而本單元不僅僅是製作簡報的大綱，還會將這份大綱實現，將其變成實際可操作的PPT檔案。

這樣的整合不僅能夠節省大量的時間和精力，還能夠提高準備簡報的品質與速度。無論是在工作中需要準備一場重要的簡報，還是在學術界需要發表一篇精彩的演講，ChatGPT都能成為我們的得力助手。

二、使用 AIDCA 架構，產生簡報大綱

在開始進入到ChatGPT的操作前，首先先來認識是什麼是AIDCA架構：

· Attention（吸引注意力）

吸引觀眾的注意力是簡報的第一步。一個引人注目的開場能夠立即吸引觀眾的注意力，引導觀眾進入到簡報主題，並讓他們對簡報接下來的內容感興趣。例如：可以使用一個引人入勝的問題、一個令人震驚的統計數據或者一個生動有趣的故事來開始簡報。

· Interest（激起興趣）

吸引了觀眾的注意力後，接下來需要進一步引起他們的興趣，讓觀眾保持注意力在簡報裡面。在內容中，可以呈現引人入勝的內容，讓觀眾感到興奮和投入其中。可以透過生動的圖片、有趣的案例或者具有挑戰性的問題來實現。

· Desire（喚起慾望）

激發觀眾的興趣之後，接下來就是喚起他們的慾望。在簡報中，透過強調產品或想法的價值，讓觀眾意識到這對他們的重要性。例如，透過展示產品的優勢、解決觀眾的困擾或者滿足觀眾需求的方式來實現。

· Conviction（加強信念）

在此階段的目標是要加強觀眾對簡報的信任。可以透過引用權威或是第三方的資料、提供客戶案例或者展示產品的實際效果來實現。進而讓觀眾相信簡報的主張，從而增加他們對產品或想法的信心。

· Action（促使行動）

最後，簡報的最終目的是要促使觀眾採取行動。在簡報的結尾，可以提供明確的下一步指示，讓觀眾知道他們應該做什麼。比方說購買產品、註冊服務、參加活動或者更深入地了解更多資訊。

在看完了AIDCA的架構後，當然地，我們不需要自己根據該架構去產生簡報大綱，而是可以提供簡報主題、簡報目的和目標對象，並讓ChatGPT使用AIDCA的架構來延伸出簡報的大綱，最後列出簡報的頁數。完整指令如圖1所示。

筆者的範例內容如下：

· 簡報主題：Excel 教學

· 目標對象：不太會使用 Excel 的新手

· 簡報目的：除了讓聽眾初步認識 Excel 之外，希望聽眾在聽完簡報後，能嘗試把 Excel 融入到工作

產出結果如圖2所示。從結果中可以看到ChatGPT產生了一個AIDCA架構的簡報大綱。每個階段都清楚地劃分出來，並且遵循相對應的定義。以「Attention」階段來說，開頭以引人入勝的問題來引起觀眾的共鳴；「Interest」階段，透過基本功能概述以及實際示範操作，進一步激發觀眾對 Excel 的興趣；「Desire」的階段，透過討論的方式引起觀眾欲望，並種下了行動的種子；「Conviction」階段，提供的成功案例或使用 Excel 的優勢等，都是強化觀眾的信心的做法；最後的「行動」階段，明確地指出了希望觀眾去做的事情，也就是指定的簡報目標，「學習 Excel 以及將其應用於日常工作之中」，同時還提供學習資源，為觀眾添上動力。總結來說，ChatGPT運用AIDCA這五個元素，建立出一個完整的簡報大綱。不僅能協助我們有效地引導觀眾的思維和行為，還能夠加快製作簡報的速度。

三、將大綱變成實際可操作的PowerPoint

在擁有完整的簡報大綱之後，下一步就是將這個大綱轉變為具體的 PPT，才能夠方便我們進行後續內容的新增與調整。就請讀者可以跟著下述內容一同操作！

Step1：將ChatGPT產出的大綱貼到 Word

首先，將ChatGPT產生的簡報大綱複製並貼到Microsoft Word中，如圖3所示。

Step2：手動清理大綱的樣式

接著要手動清理大綱的樣式，請將要做為「投影片標題」的內容修改為「標題一」，如圖4所示。接著將要做為「投影片內容」的部分修改為「標題二」，如圖5所示。這個步驟的目的是為了能夠辨別大綱的內容要做為投影片標題或內容。

Step3：開啟功能：「傳送到 Microsoft PowerPoint」

調整大綱後，就可以使用Word的功能，將文件直接傳送到Microsoft PowerPoint。此功能可以將文本轉換為PPT，節省大量的時間和精力。在此請開啟「檔案」→「選項」→切換到「快速存取工具列」→將命令調整為「所有命令」→找到「傳送到 Microsoft PowerPoint」後，加入到快速存取工具列，本步驟如圖6所示。

Step4：完成轉換

最後，開啟功能會，該功能會顯示在快速存取工具列中，這時點一下功能，就能夠將大綱轉換為實際的PPT，如圖7所示。再來只需要依照大綱，一步一步添加相對應的內容，就可以快速的製作好一份簡報了。

四、結論

本單元帶讀者了解了如何充分利用 ChatGPT 的功能，迅速地建立簡報的大綱，並結合Word，將其轉化為可操作的簡報檔案。這個流程不僅能大幅節省製作簡報的時間，更能提升簡報內容的品質和連貫性。

首先探討了什麼是 AIDCA 架構。AIDCA 架構能有效吸引觀眾的注意力、激發興趣、引起欲望、增強信心、最終促使觀眾採取行動。透過讓ChatGPT 依循AIDCA架構生成大綱，可確保簡報內容的邏輯性和增加說服力。

接著介紹了如何將ChatGPT生成的大綱，轉換為實際可操作的 PowerPoint檔案。透過Word 的「傳送到 Microsoft PowerPoint」功能，能夠自動將文字轉換為投影片格式，從而大幅提高製作效率。

總而言之，結合 ChatGPT 和 PowerPoint，讓我們無論是在職場還是學術領域，都能夠利用這個流程快速製作出高品質的簡報，提升簡報的說服力和影響力。

作者：蔡尚宏(臺灣行銷研究資料科學家)、鍾皓軒(臺灣行銷研究有限公司創辦人)