ChatGPT 文書作業輕鬆上手：ChatGPT 結合 Gmail

一、前言

電子郵件已成為生活與工作中不可或缺的工具之一。而其中最廣為人知且被廣泛使用的服務，非 Gmail 莫屬。Gmail 作為 Google 提供的免費電子郵件服務，無論是在個人生活還是工作場合，都扮演著重要的角色。儘管它帶來了許多便利和高效性，但我們仍然面臨著一些困擾。

舉例來說，在撰寫信件時，對於用語的選擇常常令人耗盡腦力。不同收件人與場合，都需要使用不同的語氣和用詞，以保持尊重或專業的態度。該如何選擇正確且禮貌的用語，常常是讓人感到困擾的問題；再來是需要不斷思考信件的結構。開頭、內文、結尾，每一部分的內容應該如何安排，才能夠準確、清晰地傳達想表達的內容給對方？這樣反覆的思考過程，也會耗費了大量的時間與精力；最後，每次回覆信件都需要從頭開始。想像一下，如果收到了數十封甚至上百封信件，我們得一封一封地回覆，會耗費大量的時間。

因此在本單元，會帶讀者使用「ChatGPT Writer」。將ChatGPT 結合到 Gmail 中，讓我們在使用 Gmail 時更為輕鬆便利！

二、ChatGPT Writer 簡介

為了解決在寫信件時遇到的困難，本單元將介紹一個名為 ChatGPT Writer 的 Google Chrome 擴充功能，這是一個能夠協助我們寫信件的小幫手。ChatGPT Writer 主要有兩個主要用途：

1. 寫信：當我們需要寫一封信件時，只需簡單描述信件大致上需要包含的內容與目的，ChatGPT Writer 就能夠生成信件內容，省去了不少時間與功夫。

2. 回覆信件：另一個功能是，當我們需要回覆信件時，ChatGPT Writer 能夠透過讀取原始訊息自動產生回覆，協助使用者進行回信。

下述內容也將分別介紹如何使用這兩個功能。但現在，請讀者可以跟著下述步驟，來安裝 ChatGPT Writer：

• 進入到 Chrome 線上應用程式商店，並搜尋ChatGPT Writer

首先請讀者進入到Chrome 線上應用程式商店（https://chromewebstore.google.com/），如圖1所示。

• 接著要開始下載ChatGPT Writer，請點選「加到Chrome」，如圖2所示。最終安裝成功畫面如圖3所示。

有些讀者可能會擔心安裝此類擴充功能會影響到個人隱私。然而根據官方網站的說法，使用該擴充功能的信件內容和回覆訊息不會儲存在官方網站的伺服器上，而是儲存在個人的 ChatGPT 帳戶中。下述進行案例示範時，也會將展示如何在帳戶中查看這些對話記錄。接下來，就讓我們一起看看如何使用ChatGPT Writer 吧！

三、實戰演練

(一) 寄信

來看看怎麼實際使用 ChatGPT Writer 的寄信功能。首先，我們設定一個情境：假設你是一家教育公司的客服人員，需要寫一封開課通知信件給學員（各位讀者可以帶入自己在寫信件的情境，去思考信件要怎麼寫）。

接收到任務後，首先要先撰寫指令：「我是教育公司的客服人員，需撰寫一封課程的開課通知信件給學員。請幫我撰寫一封繁體中文的開課通知信，內容包含信件的開頭、讓我填寫資訊的填空內文、結尾。」在這個指令中，特別重要的是要指定寄信者和收信者的身份，以避免 ChatGPT Writer 搞混。其他指令細節就是描述信件的結構，以及所需的資訊。

接著就進入到 Gmail 進行實作吧！

• Step 1：進入到 Gmail

進入 Gmail 並點擊右下角的撰寫信件圖示，即可開始使用ChatGPT Writer，如圖4所示。

• Step 2：ChatGPT Writer 畫面簡介

上面的區域是回覆信件時會使用到的區塊，ChatGPT Writer會自動填入需要回覆的信件，而下方的區域是要填入指令的部分，如圖5中紅框所示。

• Step 3：貼上指令，按下 Generate

再來貼上指令，按下 Generate，就可以生成信件內容了，如圖6所示。

• Step 4：插入內容

還可以按下 Insert Response，將生成的內容自動插入到信件的編輯區中，如圖7所示。最後，根據需要調整收件人姓名、課程名稱、日期等相關資訊，就可以快速完成一個信件的撰寫了！

這樣，您就可以輕鬆快速地撰寫出一封專業且溫暖的開課通知信，讓學員們感受到您的用心與關懷。

(二) 回信

接下來看看回信的功能。假設我們收到了顧客的詢問郵件，詢問一項行銷活動的相關資訊，但不幸的是，這個活動已經結束了。在此需要寫信回覆顧客的詢問，同時告知活動已結束。

首先第一個步驟，同樣要先撰寫好指令，指令為：「我是客服人員，需撰寫一封回覆活動結束通知的信件給顧客。請根據信件內容，幫我撰寫一封態度道歉且誠懇、字詞精簡，且使用繁體中文的活動結束通知信，內容包含告知對方年末慶活動已經結束了。」在此同樣重要的是要指定寄信者為客服人員以及收信者的身份為顧客，避免 ChatGPT 混淆它是以誰的角度來撰寫信件。接著就進入到 Gmail 進行實作吧！

• Step1：來到回覆信件的介面，點選ChatGPT Writer的圖示

首先來到回覆信件的介面，點選ChatGPT Writer的圖示，在此ChatGPT Writer會自動填入需要回覆的信件，將信件作為補充資訊，讓信件更加客製化，如圖8所示。

• Step2：貼上指令，產出結果

接著貼上指令，並按下Generate產出結果，如圖9所示。產出後，點選Insert Response，就能將生成的信件插入到信件的編輯區中，如圖10所示。最後依照此產出結果進行細節調整，就能夠快速的產出這封信件了。

最後補充一點，上述的產出結果，在ChatGPT的使用介面都能夠找到，就不用擔心之後無法找到產出的結果了，如圖11所示。無論你是客服工作人員、行銷部門成員等，ChatGPT Writer 都能幫助你高效的產生信件，加快溝通的效率。

四、結論

本單元透過 ChatGPT Writer 協助我們在使用 Gmail 時更加輕鬆便利。無論是撰寫新的電子郵件信件，或者回覆已收到的郵件，ChatGPT Writer 都能成為信件的小幫手，提供有力的支援。

在撰寫新信件時，只需簡單描述信件的目的和應包含的內容，ChatGPT Writer 就能立即生成初步的信件內容。這不僅節省了大量時間，也確保了信件用詞恰當、結構清晰。對於客服人員、行銷人員等經常需要大量寫信的工作者而言，可以節省從頭撰寫的時間。

至於回覆信件，ChatGPT Writer 能結合原始信件的內容，生成相對應的回覆。無需從頭構思措辭，大幅提高了辦公效率。即使收到大量查詢，也能快速一一作出回覆。

綜上所述，ChatGPT Writer 對於密集撰寫信件的從業人員是一項強而有力的輔助工具，可以協助提升日常工作效率，讓溝通更加順暢。

作者：蔡尚宏(臺灣行銷研究資料科學家)、鍾皓軒(臺灣行銷研究有限公司創辦人)