ChatGPT 文書作業輕鬆上手：ChatGPT 結合 Google Sheets

一、前言

本單元將進一步探討如何將ChatGPT與Google Sheets結合起來，輕鬆地進行各類表格文書處理的工作。首先，讓我們來認識一下什麼是 Google Sheets。它是 Google 雲端硬碟中的一個功能，是一種試算表工具，類似於 Microsoft Excel。但與 Excel 不同的是，Google Sheets 只需要透過瀏覽器就可以使用，無需在電腦上額外安裝任何軟體。此輕便的特性讓 Google Sheets 特別適合一些需要多人協作的任務，因為所有的資料都儲存在雲端，即可以與夥伴隨時隨地進行編輯和共享文件。

在上個單元中，已經安裝了GPT for Sheets™ and Docs™，因此本單元就不用額外安裝其他擴充套件。而GPT for Sheets的使用方式，就如同平常在使用Google Sheets或Excel一樣，GPT for Sheets將功能用「函數」的方式進行呈現。只需要輸入指定的參數，例如：指令、儲存格的資料等，如圖1所示，GPT for Sheets所設計的功能，就會產出相對應的內容，如圖2所示。

結合ChatGPT與Google sheets的應用，讓我們可以更有效地利用ChatGPT生成文字的能力，結合試算表的功能，使得處理表格資料變得更有效率。在接下來的內容，筆者將會帶讀者學會使用GPT、GPT_FORMAT、GPT_CLASSIFY等功能，提供工作效率！

二、實戰演練

(一) GPT：在Google Sheets中無痛使用ChatGPT的方式

GPT 函數可以說是在Google Sheets中，使用 ChatGPT 的最簡單方式，它的使用方式非常的直觀且易於理解。這個函數主要的功能是將 ChatGPT 生成的內容輸出到單個儲存格中，其主要參數僅有一個，也就是 「指令（prompt）」。指令可以是單個儲存格的內容，也可以是一整個儲存格的範圍，讓你可以根據不同的需求來讓 ChatGPT 的產生內容。

讓我們來看看如何使用 GPT 函數吧！

• Step1：根據需求寫出指令

假設我們想要寫一個關於 Google Docs 的標題，首先要寫下指令。在此筆者寫在一個儲存格中，指令為：「幫我寫一個關於 Google Docs 的中文標題」，如圖3所示。

• Step2：使用 GPT 函數生成標題

完成指令後，即可使用 GPT 函數來生成標題。首先在儲存格中輸入 GPT 函數，接著將剛才所寫好的指令作為參數，假設將指令寫在B7，那麼在函數中就要輸入B7，如圖4所示。最後按下 Enter 鍵，等待一段時間後，就可以看到ChatGPT 生成的標題了，如圖5所示。

這就是GPT函數的使用方式，讀者們可以根據自己的需求和創意來應用這個功能。舉例來說，使用 GPT 函數來生成文章開頭的段落、整理出一份摘要、或者根據問卷的回覆來生成相對應的回答等等。使用GPT函數，可以提高我們在文字生成和處理的工作效率。

(二) GPT_FORMAT：快速統一文字格式

在日常工作中，每個同仁、客戶、部門等，都可能有不同的時間記錄方式，因此往往需要進行手動的轉換，這無疑增加了工作負擔。但透過 GPT_FORMAT 功能，就可以輕鬆統一各種格式，包括不同的時間格式、貨幣種類、地址格式、甚至是名稱的大小寫等，都可以進行統一，使資料更具一致性。

GPT_FORMAT 函數具有兩個參數：inputs 和 target_format。inputs 是需要進行格式清理的資料，而 target_format 則是希望統一的目標格式，可包含”iso date”、”currency iso”、”international phone number”、”lowercase/uppercase/title case/sentence case”等。

• step1：使用 GPT_FORMAT 函數進行文字格式

假設在儲存格中，有很多不同的日期格式，我們可以輸入GPT_FORMAT，接著輸入其參數。首先第一個參數選取到需要清理的資料，第二個參數要指定日期的格式，在此採用國際格式作為範例，所以輸入「ISO DATE」，如圖6所示。

• step2：產出完整結果

最後，只需按下 enter 鍵並拖曳至其他的儲存格，便可得到結果，如圖7所示。可以看到每個日期都被統一成國際的格式了，使資料更具可讀性和一致性。

除了日期格式化之外，GPT_FORMAT 還有許多其他應用，例如：貨幣格式化、地址統一、名稱大小寫調整等。這些功能不僅使資料更易於理解，還能提高工作效率和準確性，從而節省大量時間。

(三) GPT_CLASSIFY：評論情緒一覽無遺，用ChatGPT快速分類

在接受到大量的問卷或是回饋時，我們常需要將資料進行分類，例如：把消費者調查問卷的回饋分成正面、負面，以便快速查看服務哪裡出了狀況等。當資料量不大時，這份工作看似簡單，很快就能完成，但當資料量大時，比如說1,000，甚至10,000份資料，這項工作就會變得更加耗時了。因此最後一個功能要介紹的是GPT_CLASSIFY功能，可以極大地簡化這個過程，讓分類變得輕鬆又高效。

GPT_CLASSIFY 是主要包含兩個參數：value 和 categories。其中，value 是要進行分類的文字，而 categories 則是指定的預設分類。就一起來看看範例吧！

• Step1：指定預設類別

假設我們收到了一份包含課程滿意度的問卷，當中需要將問卷的評論分類為「疑問」、「正面」和「負面」。首先需要在儲存格中指定這些分類，如圖8所示。

• Step2：使用GPT_CLASSIFY函數進行評論分類

接下來就可以使用 GPT_CLASSIFY 函式了。首先第一個參數，選擇需要進行分類的評論作為 value，同時第二個參數要將所有的預設類別選取起來，並按下 F4 鍵以固定預設類別的位置，避免預設類別在拖曳過程中跟著移動，如圖9所示。

• Step3：產出結果

最後，按下 enter 鍵，並將函式拖曳至每個需要進行分類的評論。就可以看到每個評論被準確地分類到相應的類別中，如圖10所示。

透過 GPT_CLASSIFY 功能，可以在 Google Sheets 中輕鬆地進行文字分類。透過將評論、意見等文字資料分類為正面、負面或中性，我們可以快速了解客戶的情感和滿意度，從而及時調整產品或服務，改善客戶體驗，提升文字分類的工作效率與準確性。

三、結論

本單元介紹了如何將 ChatGPT 與 Google Sheets 結合，以提升文書作業的效率。透過三個實用的功能：GPT、GPT_FORMAT、 GPT_CLASSIFY，成功地將複雜繁瑣的文書作業簡化。GPT 功能讓我們可以輕鬆生成各種文字內容，例如標題、段落、摘要等，從而大幅提升文書製作的速度；GPT_FORMAT 提供了統一時間、貨幣、地址和大小寫等格式的能力，確保了資料的一致性和可讀性，使得文書更加專業；GPT_CLASSIFY 功能可以自動將大量文字資料分門別類，例如將問卷回饋分為正面、負面和中性，為後續的資料分析工作奠定基礎。

無論你是文書工作的新鮮人或是資深玩家，GPT for Sheets 都能成為你的得力助手。許多過去需要人工操作與整理的工作，如今都可以藉由這些工具來輕鬆自動完成。期待讀者能夠充分利用這些工具，提升自己的工作效率和品質。