ChatGPT 文書作業輕鬆上手：ChatGPT 結合 Google Docs

一、導言

本單元是【ChatGPT 辦公職場應用 & 文書處理】的第一篇文章，筆者將介紹如何利用 ChatGPT 結合 Google Docs 輕鬆處理文書作業。Google Docs 是 Google 提供的一個免費線上文件處理工具，類似於 Microsoft Word。只要有 Google 雲端硬碟帳號，便可建立和使用 Google Docs，無需額外安裝或設定軟體。

Google Docs 的優點包括：線上即時協同合作。Google Docs 允許多位使用者同時編輯同一份文件，並即時顯示對方的編輯內容。這種協作方式極大地提升了團隊合作效率；豐富的文字編輯和格式設定，Google Docs 提供多樣化的文字編輯功能，包括字體、大小、顏色等設定，還有段落、表格、圖片插入等多種格式設定功能。這些功能讓 Google Docs 無論是個人還是團隊使用，都能提高工作效率並促進合作。

為什麼要將ChatGPT結合Google Docs呢？想像一下，假設公司內的所有人都使用Google Docs進行文書處理。當你需要ChatGPT的幫助時，比方說進行專案文件的生成，就常需要在Google Docs和ChatGPT之間來回切換，這樣不斷複製貼上ChatGPT的生成結果，就會耗費大量的時間。因此本單元要介紹一個工具 — 「GPT for Sheets™ and Docs™」，它讓我們可以直接在Google Docs畫面上使用ChatGPT，不必再複製貼上或切換頁面，大大節省了時間，讓我們可以專注於文件的內容和品質。接下來的內容將帶領讀者了解如何安裝這項工具，以及其相關功能的介紹。

二、GPT for Sheets™ and Docs™

(一) 簡介與安裝

GPT for Sheets™ and Docs™ 是 Google Workspace Marketplace 中的一款應用程式，安裝後就可以在 Google Docs 和 Google Sheets 中使用 ChatGPT。讓我們在編輯文件或表格時能夠專注於內容創作，無需反覆切換頁面或進行重複的複製貼上動作。

GPT for Sheets™ and Docs™ 提供了多種功能，包括寫作、摘要、發想、資料整理等。只需選擇需要的功能，即可獲得 ChatGPT 的協助，加速文書作業的過程。接下來，就來看一下如何安裝 GPT for Sheets™ and Docs™吧！

· Step 1. 進入安裝介面

首先，打開您的瀏覽器並前往Google Workspace Marketplace （https://workspace.google.com/marketplace），接著在輸入框搜尋：「GPT for Sheets™ and Docs™」，並點進安裝頁面，如圖1所示。

· Step 2. 點選「安裝」

點進安裝頁面後，會看到一個「安裝」按鈕，如圖2所示。請點選安裝按鈕以開始安裝。

· Step 3. 點選「繼續」，並完成後續安裝

安裝過程中，系統可能會要求您確認一些權限。請點選「繼續」，以繼續安裝。若您有多個 Google 帳戶，請在安裝時選擇您想要進行安裝的帳戶。最後，只要出現如圖3所呈現的畫面，就代表已成功安裝 GPT for Sheets™ and Docs™ 到您的 Google 帳號。接著，下個步驟我們要來取得 OpenAI 的 API key。

(二) 介紹與取得 OpenAI API

想在Google Docs中使用ChatGPT，首先需要取得OpenAI 的API key。API 是 Application Programming Interface 的縮寫，中文為「應用程式介面」。它就像是一座「橋樑」，讓不同的應用程式之間可以互相串聯、分享資訊，實現更多應用的可能性。而 OpenAI 是開發 ChatGPT 的公司。平常我們都在網頁上使用 ChatGPT，但若要在其他應用或平台上使用它，就需要取得 OpenAI 所提供的 API。可以把 API 想像成「鑰匙」，有了這把「鑰匙」後，任何企業或開發者就能夠將 ChatGPT 整合到自家的應用程式、網站、產品或服務中。

而在使用 OpenAI API 提供的服務時，是需要支付費用。費用的計算方式會根據所使用的模型和相關服務的不同而異，如圖4所示。這裡我們以 gpt-3.5-turbo-0125 模型為例進行說明：

1. 輸入文本長度計費方式

首先，計費會根據輸入文本的長度來決定。這代表可以輸入多少個字給 ChatGPT，不同的長度會導致不同的費用計算方式。其以 token 為計算單位（每 1K tokens 約為 750 個英文單字或 450–500 個中文字）。比如，16K tokens 表示可以輸入大約 8000 個中文字。

2. 輸出結果長度計費方式

ChatGPT返回的輸出結果長度也會影響計費。根據ChatGPT回覆的 token 數量來計算費用。

在看完費用介紹後，接著來說明如何取得 OpenAI API。

· Step 1: 登入帳號以申請 API

首先請前往 OpenAI API 網站（https://platform.openai.com/docs/overview），並登入您的帳號，如圖5所示。

· Step 2: 填寫付款資訊

成功登入後，需要在 OpenAI 帳號中填寫付款資訊。請點開側邊欄，找到「Settings」→「Billing」→「Payment method」→「Add payment method」，並輸入您的信用卡資訊，如圖6所示。

· Step 3: 點選左邊側邊欄的「API keys」並申請 API keys

接著就可以開始申請 API keys了，同樣在側邊欄，點選其中的「API keys」，點選「Create new secret key」，如圖7所示。

· Step 4: 輸入名稱並點選「Create secret key」

可以為API keys 命名，最後點擊「Create secret key」，如圖8所示。

這樣，就成功取得了 OpenAI API keys囉！接著來進行最後一個步驟，要來在GPT for Sheets™ and Docs™ 中設定API keys。

(三) 在GPT for Sheets™ and Docs™ 中設定API keys

開始最後一個步驟吧！在 Google Docs 中設定 OpenAI API Key 的步驟如下：

· Step 1: 點擊「擴充功能」 → 「GPT for Sheets™ and Docs™」的選單 → 點擊「Set API Key」

首先，打開你的 Google Docs 文件。在工具列上找到「擴充功能」（Add-ons）並點擊。在彈出的選單中，選擇「GPT for Sheets™ and Docs™」，並點擊「Set API key」，如圖9所示。

· Step 2: 輸入你的 OpenAI API Key

在此貼上上述所申請的OpenAI API Key，完成畫面如圖10所示。

· Step 3: 點擊「擴充功能」 → 「GPT for Sheets™ and Docs™」的選單 → 點擊「Launch」

設定好後，就可以開始使用了！首先回到「擴充功能」選單中的「GPT for Sheets™ and Docs™」，這次點擊「Launch」，如圖11所示。在側邊欄就是GPT for Sheets™ and Docs™的使用介面，接下來就來帶讀者一一介紹它的功能。

三、GPT for Sheets™ and Docs™ 功能介紹

(一) 工作效能加倍：使用 Custom Prompt 產出文件

首先，第一個功能–「Custom Prompt（自定義提示）」，這個功能類似於我們在網頁上使用ChatGPT一樣，可以輸入指令，讓ChatGPT產出相對應的結果。現在就讓我們一起來試試看吧！

· Step1：切換到Custom Prompt，並在文件中寫下指令

首先，請在文件中切換到「Custom Prompt」功能。如圖12所示（紅框處），為GPT for Sheets™ and Docs™的預設功能。在Google Docs的編輯介面中，請讀者輸入想要讓ChatGPT產生結果的指令，讓我們借用上一個單元學到的指令來進行示範。

· Step2：勾選「Use selection or document as context」，並選取要執行的指令

接著，在Google Docs中使用 ChatGPT 之前，需要先將「Use selection or document as context」勾選起來，如圖13所示。藉此才能夠在文件中輸入指令並產生結果。勾選後，請將要執行的指令選取起來。

· Step3：點擊 Submit

最後，點擊「Submit」按鈕。ChatGPT 將根據您的指令生成相應的文件，並顯示在 Google Docs 中，如圖14所示。

Custom Prompt 不僅讓我們能夠快速獲得所需的內容，同時也省去了不必要的複製貼上步驟，有效提升了工作效率。有了這一功能，我們能夠更輕鬆地進行文書作業，專注於內容的編輯，而無需受到繁瑣的操作步驟所困擾。

(二) 轉換語氣：Change the tone to 功能，幫助調整文稿的口吻和風格

有時，針對不同目標讀者，我們需要改寫文案的風格，這時可以使用到第二個功能–「Change the tone to（轉換語氣）」。這個功能，可以協助我們調整文件的口吻和風格，輕鬆達成需要轉換風格的任務。以下是如何使用的步驟：

· Step1：切換功能至「Change the tone to」，並設定想要的語氣

首先，切換功能至「Change the tone to」，並在輸入框中（紅框處）輸入希望ChatGPT轉換的文件語氣，如圖15所示。假設我們希望文件充滿熱情，可以在輸入框中輸入 “enthusiasm”。

· Step2：按下 Submit

再來，選取要轉換語氣的內容後，點擊「Submit」按鈕，讓ChatGPT進行修改，產出結果如圖16所示。

· Step3：設定語言

眼尖的讀者應該都有注意到，結果變成了英文。然而通常會希望轉換後，還是要保持原文。這時候可以在 Model Settings 的 Custom instructions 中指定 ChatGPT 使用繁體中文，再次按下Submit按鈕，即可產生結果，如圖17所示，藉此即可將文件保持在原文的語言，同時轉換成熱情的口吻了！

透過「Change the tone to」，可以在文件中輕鬆調整語氣和風格，同時保持原始文件的語言不變。大大加快轉換的效率，迎合不同讀者群的喜好。

(三) 語法無憂：Fix grammar and spelling 功能，提供拼寫和語法檢查

第三個功能是「Fix grammar and spelling（修正語法與拼音）」，這是一項非常實用的功能，尤其在需要校對大量文字時更顯得重要。它讓我們無需逐字逐句地慢慢校對，而是讓 ChatGPT 協助我們校稿與潤飾。就來看看如何使用吧！

· Step1：切換功能至「Fix grammar and spelling」

首先，切換至「Fix grammar and spelling」的功能。接著在Model Setting中，若需進行繁體中文的檢查，請將語言設定為繁體中文，否則默認將使用英文。在此設定為繁體中文，如圖18所示。

· Step2：選取要檢查的文章，並按下Submit

接著在 Google Docs 中選取需要進行語法和拼寫檢查的文章。在此的範例，以粗體字表示有拼寫錯誤的狀況。選取文章後，點選 Submit，產出結果如圖19所示。ChatGPT 將自動檢查並修正文章中的錯誤，讓我們能夠快速校稿，提升文件的品質。

(四) 讓 GPT 幫你閱讀：Summarize 功能，自動生成文檔摘要和重點

第四個功能是「Summarize（總結）」。這是筆者認為最好用的功能，也是筆者常用的功能之一。可以藉由ChatGPT的力量，輕鬆生成文件摘要和重點，協助我們快速理解文件或撰寫出文件的摘要。就來看看用法吧！

· Step1：切換功能至 「Summarize」

首先，切換至「Summarize」的功能，如圖20所示。

· Step2：在輸入框中，指定要摘要的方式

接著，在輸入框中，可以輸入要進行摘要的方式，例如：請 ChatGPT 總結一份文件的重要觀點或列出幾個核心要點等，在此的範例請ChatGPT總結五點繁體中文的列點，如圖21所示。

· Step3：選取要摘要的文章，並點選Submit

最後選取要進行摘要的文章，並點選Submit，即可完成摘要，摘要結果如圖22所示。

透過 Summarize 功能，能夠快速提取文件的核心內容，助於高效地閱讀和理解文件資訊，無需一字一句地細讀，讓我們專注於重要的任務上。

(五) 跨語言溝通：Translate to 功能

最後一個好用的功能是「Translate to（翻譯）」。這個功能能讓我們輕鬆將文本翻譯成多種語言，大大提升了多語言溝通的便利性。來看看用法吧！

· Step1：切換功能至 「Translate to」

首先，切換至「Translate to」的功能，如圖23所示。

· Step2：在輸入框中，指定要轉換的語言，並點選Submit

接著，在輸入框中指定要進行轉換的目標語言，例如：英文、韓文等，在此請ChatGPT翻譯為英文。最後選取要翻譯的文章，並點選Submit，ChatGPT 將會將選取的文字翻譯成指定的目標語言，結果如圖24所示。

透過Translate，我們不再需要一個字一個字地進行翻譯，也不必將文字貼至翻譯軟體中進行翻譯。這不僅節省了時間，更加速了文件翻譯的速度，為我們提供了更便捷的多語言溝通工具。

四、結論

透過 Google GPT for Sheets™ and Docs™，我們可以直接在 Google Docs 中充分利用 ChatGPT 的強大功能，極大提升文件處理的效率。

本單元介紹了幾個功能。首先，Custom Prompt 功能。讓我們可以像平常在網頁上使用 ChatGPT 一樣，快速生成所需的文件內容；Change the tone 功能。能輕鬆調整文件的語氣和風格，適用於針對不同對象製作不同口吻的文稿；Fix grammar and spelling 功能。能自動校正文章的文法和拼寫錯誤，省去逐字審查的麻煩；Summarize 功能。可以精準擷取文件的核心重點，協助我們快速掌握文件摘要，事半功倍； Translate to 功能。可跨語言翻譯文件，解決了多國語言溝通的障礙。

總之，只要善用這些功能，再加上 ChatGPT 的幫助，就能讓文書工作事半功倍，提高工作效率。相信這個工具一定能成為各行各業的好幫手，開創更多新的可能性。