【RPA 自動化系列】手動 key in 好疲累！
自動操作內部系統的最佳方法

一、讓電腦代替您 key in 資料！

身為行政或會計人員，常常需要透過公司的內部系統來進行資料的儲存與輸出，面對龐大的資料量，重複且繁瑣的輸入程序是否一直困擾著您？另外，手動錄入資料的出錯率很高，即使利用「複製、貼上」的功能，在資料很多的時候，仍舊非常容易發生對錯資料或重複輸入等情況。

想一想，若是今天電腦可以自動幫您完成 key in 資料這件事，您不僅不必再擔心資料輸錯的問題，更可以讓您將時間用在更重義的事情上！現在，我們可以透過RPA來紀錄桌面的操作流程，讓電腦自動完成資料的輸入，達到事半功倍的效益。就讓筆者帶您一起探索RPA如何應用在內部系統的操作上吧！

二、為什麼是RPA？

RPA的中文全名是機器人流程自動化，旨在模擬「人」在本地端電腦上的動作，例如：點擊、複製、輸入等，透過「錄製」的方式，將所有操作流程記錄下來，並且按照操作的順序一個一個執行。而由於是機器操作的緣故，因此您不必再擔心：

• 錯誤頻出：電腦會將資料按照順序填入系統中，不會出現重複輸入或輸錯資料的問題。
• 資料量大：就算資料龐大也沒問題，電腦仍然可以按照步驟快速地完成所有程序。
• 工作時間不夠：電腦幫您完成重複且繁瑣的任務，讓您將時間應用到更重要的事物中。

三、Power Automate Desktop的RPA應用

Power Automate Desktop可以建立完整的RPA流程，本地端使用者可以利用「錄製」或是「動作」功能，讓Power Automate Desktop模擬任務的操作過程。

我們就來看一下有哪些任務適合利用RPA來完成吧！

• 多國訂單處理不再卡關！Excel 資料、幣值轉換一次搞定（前篇主題）
• RPA 幫你爬取 Google 搜尋結果，市場情報一鍵掌握（上篇主題）
• 手動 keyin 好疲累！自動操作內部系統的最佳方法（本篇主題）
• 更多的情境等著您來解鎖！

四、RPA應用：自動化操作內部系統

每個企業都會有屬於自己的客戶清單，建立客戶清單的時候，時常需要輸入客戶的企業名稱、主要聯絡人、以及連絡信箱等資訊，方便在往後進行業務的宣傳、交流與溝通。

客戶清單有時候不完全是已經聯絡上的客戶，同時也包括了潛在客戶，而這就會使得聯絡資料較為龐大。這時候就可以利用RPA，來幫助內部系統資料的輸入，以便日後做管理與聯絡：

• 準備客戶清單資料，如圖 1。

• 依照輸入資料的操作步驟建立RPA流程，如圖 2。

• 點擊「執行」，一鍵完成所有客戶清單的建立，如圖 3、4。

五、RPA能帶來什麼效益？

透過以上流程的建立，我們可以達到以下成果：

• 無須手動 key in 資料：電腦可按照操作步驟將資料輸入內部系統，而無須再人工錄入資料。
• 資料輸入不再出錯：就算資料量再大，電腦也可依序完成資料的輸入，避免手動操作可能的失誤。
• 省時省力：不須再一個一個對資料與輸入，流程的自動化幫您大幅提升工作效率。

六、結論

錄入資料至企業內部系統是許多企業常見的操作，包含在開立發票、建立客戶清單等，都會需要將資料 key in 進公司的系統中，以利後續的作業與管理。以往透過人工的方式來輸入資料，難免出現重複輸入或資料 key 錯的情況，任務完成所需的時間不僅僅要考量「輸入資料」這件事，還需涵蓋「錯誤修正」及「注意力下降」等狀況，從而拉長了整個作業的時間。

但現在透過RPA，讓電腦幫您自動完成資料的輸入，不須再擔心資料會不會輸入錯誤，也不須再煩惱資料量很大該怎麼辦，只要建立好流程，往後就讓電腦幫您來完成這項任務！

作者：熊若晴(臺灣行銷研究資料科學家)、鍾皓軒(臺灣行銷研究有限公司創辦人)