【RPA 自動化系列】多國訂單處理不再卡關！
Excel 資料、幣值轉換一次搞定

一、電腦自動處理訂單不再是夢想！

Excel是資料儲存的常見格式，許多企業也經常使用Excel來進行數據計算、分析與整合。往往我們在處理Excel的資料時，會用到的工具不外乎是其內建的函數、各樣程式工具，或是人工進行計算，但不論是使用何方法，最終都需要「人」來進行操作，若是再加上「每日需要重複執行資料處理」這個條件，想想就覺得要花費不少時間和精力吧！

現在，這些例行性的資料處理任務都可以交由電腦一次幫您跑完所有程序，從數據換算到資料整合，皆能藉由建立RPA流程，來加速日常資料整理的工作。那麼，就讓我們一起來一探究竟吧！

二、RPA是什麼？該如何建立？

RPA（Robotic Process Automation）又稱機器人流程自動化，能夠錄製並模擬「人」在電腦上的操作，例如：點擊、輸入等，來達成工作流程的自動化。舉個例子來說：我們可能時常需要登入公司系統，並輸入一些表單的資訊，如果這些流程是固定、重複且大量的操作，那麼我們就可以利用RPA相關應用程式，來將這些動作錄製下來，並在往後讓「電腦」可以自行完成這些流程，而無須再人工手動操作。

利用RPA，可以自動化需在本地端完成的任務，當使用的軟體版本比較舊、或是應用程式無API可串接時，我們就可以建立RPA流程，來幫助加速任務的完成，同時解放我們的雙手與時間，並且減少重複與大量操作時所可能發生的錯誤。

(一) Power Automate Desktop：RPA流程建立的強大工具

Power Automate Desktop是由Microsoft所推出的自動化流程工具，其整合了Microsoft的常用工具，像是Excel、Word、Outlook等，這些僅是免費用戶就可以操作的工具，若是使用付費版，則可解鎖更多如：OneDrive、Microsoft Teams等。另外，其No code/Low code（無/低程式碼）的特性，讓不懂程式碼的使用者也可輕鬆設計自己的自動化流程，而無須過於仰賴IT部門人員，在真正解決自身的工作問題時，也減輕了IT人員的負擔。

(二) Power Automate Desktop的RPA應用

誠如前述，Power Automate Desktop可以建立完整的RPA流程，本地端使用者可以利用「錄製」或是「動作」功能，讓Power Automate Desktop模擬任務的操作過程。

我們就來看一下有哪些任務適合利用RPA來完成吧！

• 多國訂單處理不再卡關！Excel 資料、幣值轉換一次搞定（本篇主題）
• RPA 幫你爬取 Google 搜尋結果，市場情報一鍵掌握（下篇主題）
• 手動 keyin 好疲累！自動操作內部系統的最佳方法（敬請期待）
• 更多的情境等著您來解鎖！

三、RPA應用：多國訂單資料處理

在面對多國訂單時，常常需要進行語言、幣值上的轉換，從而用一個統一的標準與產品名稱來衡量該產品在不同國家的收益與表現，若是每天都要進行訂單資料的整理，可以想見此工程是多麼的龐大與耗時！

但現在，我們可以利用Power Automate Desktop來建立RPA流程，讓電腦模擬並操作整個人工處理資料的流程：

• 準備訂單資料與語言對照表，如圖 1。

• 依照資料處理的順序建立RPA流程，如圖 2。

• 點擊「執行」，一鍵完成多國訂單的幣值轉換、名稱統一與資料整合，如圖3、4。

四、RPA能帶來什麼效益？

透過以上流程的建立，我們可以達到以下成果：

• 減少手動處理的錯誤：透過RPA，不再需要切換畫面進行語言轉換的比對，也減少了可能的計算錯誤。
• 即時匯率的轉換：不必每天確認匯率，就能讓電腦自行抓取即時匯率，從而進行幣值的轉換。
• 自動化Excel處理重複事務：一鍵執行RPA流程，不再需要人工進行資料處理，讓電腦完成重複的事項，從而將時間與精力放在更有價值的事物當中！

五、結論

在面對多國訂單時，我們可以利用Excel來幫助完成資料的前處理，包含語言與幣值的轉換、資料整合等，雖然過程並不複雜，但若加上「每天處理」這個條件，則難免讓人感到疲累。在此情況下，不妨利用Power Automate Desktop來建立RPA流程，在抓取即時資訊的同時，也能幫您快速的處理完整個任務不出錯，讓您可以將時間與精力花在真正的「刀口」上！

下篇文章我們將介紹如何利用RPA幫您「抓取市場情報」，若是您的工作中，時常需要查看與監測自己的產品與競品的資訊，那麼您一定不能錯過這篇文章。敬請期待！

作者：熊若晴(臺灣行銷研究資料科學家)、鍾皓軒(臺灣行銷研究有限公司創辦人)