月底再忙也不怕！自動寄送報表的最佳方法

一、數據整理與報表生成成為你的時間黑洞？

在許多企業中，報表是決策的重要依據，無論是銷售業績、財務統計，還是績效評估，都需要透過數據來呈現。然而，報表的整理與寄送卻往往成為一項繁瑣且耗時的工作。

想像一下：每到月底或季度結束，你需要從不同的 Excel 檔案、系統數據庫或 CRM 平台手動彙整業務數據，將其整理成統一格式的報表。接著，你還要確保內容無誤，調整格式，然後根據不同對象（主管、業務員、財務團隊）個別寄送對應的報表。這個過程不僅需要高度專注，還可能因為人工輸入錯誤而影響決策準確性。

問題的核心是什麼？

• 數據分散，難以整合：數據可能來自不同的資料夾、系統、部門，手動彙整容易遺漏或錯誤。
• 處理時間長：人工整理、格式化、檢查與寄送，整個過程極為繁瑣。
• 報表寄送不夠即時：如果數據需要頻繁更新，手動寄送可能會導致資訊延遲，影響業務決策。

如果每個月都要重複這樣的流程，有沒有更有效率的解決方案？「自動化數據整合與報表寄送」，將幫助你徹底改變這項工作的方式。

二、自動化數據整合，讓報表處理簡單高效

自動化數據整合與報表處理，簡單來說，就是讓系統自動彙整多個來源的數據，整理成標準格式，並依照既定規則自動寄送給指定對象。透過 Power Automate，你可以設定流程，讓系統定期抓取最新數據、生成報表，甚至直接傳送給相關人員，減少人工介入的時間與錯誤風險。

使用自動化，能帶來哪些好處？

• 數據彙整更快速：系統自動擷取資料來源，不再需要手動複製、整理。
• 報表格式統一：可透過預設模板，確保所有報表一致，不需手動調整。
• 即時更新，提高決策效率：可設定固定時間執行，確保報表資訊始終最新。
• 自動寄送，減少重複工作：系統可依對象自動分發報表，確保資訊準確送達。

三、PowerAutomate 五大運用情境

Power Automate 讓不具備程式專業的使用者，能夠透過 Low-code 建立自動化流程，它可以連接不同的應用程式和服務，讓使用者可以依據自己的工作情境建立自動化流程。

Power Automate 適用情境非常廣泛，比如：

• 自動寄信：自動依據 Excel 名單寄送活動通知（過往主題）
• 附件管理：自動將郵件附件檔案歸檔到資料夾（上篇主題）
• 月報製作：月底自動寄送本月業績報告（本篇主題）
• 數據整合：自動將資料夾中 Excel 彙整成一檔案（敬請期待）
• 倉儲管理：定期自動查看庫存數據並提醒負責人員（敬請期待）
• 更多情境在讀者的工作中…

四、應用案例：自動化業績報表的生成與寄送

(一) 製作報表，傳統的手動流程可能是：

1. 彙整數據：從不同 Excel、CRM 或財務系統中手動擷取數據。

2. 格式化報表：將資料整理成標準格式，修正錯誤並美化報表內容。

3. 個別寄送：根據不同的收件人需求，手動將報表寄送至指定信箱。

(二) 使用 Power Automate，這麼做，解放你的時間：

1. 將需要處理的資料上傳至Onedrive，本次以「03_業績月報」檔案作為範例，如圖1。

2. 開始設計流程，先抓取時間以實現定時統整與寄送報表，如圖2。

3. 讀取業績月報的「業務員」資料，讓流程能依據其接續處理，如圖3。

4. 讀取業績月報的「業績報表」資料，讓流程能依據上一步抓出個別業務員的數據，如圖4。

5. 最後搭配 HTML 的語法，將抓取出的數據寄出，如圖5。

6. 業務員將會在每個月底，收到他的業績表現報告，如圖6。

(三) 結果是什麼？

• 數據整合更迅速：無需手動擷取與整理，系統自動從各個來源彙整資訊。
• 報表生成標準化：套用固定模板，確保格式一致、內容準確。
• 資訊更新即時：根據設定的時間執行，確保決策者獲取最新數據。
• 無需人工寄送：系統自動發送報表，減少人為操作，提高工作效率。

五、哪些工作場景適合這類自動化？

除了業績報表的整理與寄送，這類數據整合與報表自動化還可應用於：

• 財務報表生成：定期擷取會計系統數據，生成營收、成本與獲利報表，自動寄送至財務團隊與管理層。
• KPI 追蹤：監控各部門的關鍵績效指標，將數據整合至一份簡潔報表，讓管理者一目了然。
• 客戶分析報告：自動整理客戶交易數據，生成銷售趨勢與客戶行為分析，定期發送至業務團隊。
• 庫存管理報表：監測倉儲數據，定期產出低庫存商品列表，並自動通知採購人員補貨。

任何能夠依據既定規則定期生成，並分發數據報表的場景，都能透過自動化來提升效率，減少人工處理的時間與錯誤。

六、結論

數據本身具有價值，但若無法高效整合、整理並傳遞給對的人，這些數據就無法真正發揮作用。透過自動化，你可以將數據轉化為可執行的資訊，幫助企業或個人做出更快、更準確的決策。

思考看看，你的工作中有哪些數據報表處理流程可以自動化呢？

下篇文章我們將介紹以此篇延伸的常見職場實用場景「自動將資料夾中 Excel 彙整成一檔案」。如果你常常需要統整許多相同格式的Excel表，那麼一定不能錯過這篇文章，敬請期待！

作者：林苡岑(臺灣行銷研究資料科學家)、鍾皓軒(臺灣行銷研究有限公司創辦人)