【DPA 自動化系列】
破解信件處理難題，附檔整理一點都不難

一、繁瑣的文件管理，是否拖累了你的工作效率？

在工作中，我們每天都需要處理大量的文件，從郵件附件到對帳單、發票，再到內部報表，這些文件不僅數量龐大，還需要經過層層整理、歸檔，才能確保資料完整、易於查找。然而，這些流程往往充滿著低效率與高出錯率的風險。

想像一下：你每天收到十幾封來自不同供應商的對帳單郵件，你需要逐封打開郵件，手動下載附件，再根據供應商名稱與對應月份，手動將檔案移動到指定的資料夾中，以便財務或其他團隊後續查閱。如果一個檔案歸檔錯誤，可能會影響結算，甚至導致財務數據不一致，造成更大的困擾。

問題的核心是什麼？

• 重複性高：每天、每週、每月都需要執行相同的下載與歸檔流程，既無聊又耗時。
• 容易出錯：人為分類難免失誤，錯放檔案可能導致資料查找困難，甚至影響業務決策。
• 時間成本高：花費大量時間在低價值的歸檔作業上，降低了處理更重要工作的效率。

那麼，有沒有一種方法，可以讓這些文件自動整理、分類並存放到正確的位置？答案就是——自動化文件管理。

二、運用自動化工具，讓文件管理不再繁瑣

自動化文件管理，簡單來說，就是讓系統代替人工執行文件分類與存檔流程，避免手動處理帶來的低效與錯誤。例如，透過 Power Automate，我們可以讓系統自動偵測特定郵件，識別發件人與附件內容，然後按照事先定義的邏輯，將檔案儲存到指定的 OneDrive 或 SharePoint 資料夾中，實現「無感」的文件管理流程。

使用自動化，能帶來哪些好處？

1. 省時：無需每天手動整理、下載和歸檔，系統會自動執行所有步驟。
2. 降低錯誤率：透過條件設定，確保每個檔案存放在正確的位置，避免因手動操作而導致分類錯誤。
3. 提高查找效率：統一的存放邏輯讓資料井然有序，查找特定供應商的對帳單不再需要翻遍整個郵件信箱。
4. 提升工作體驗：減少重複性的手動操作，讓你有更多時間投入到更具價值的工作中。

三、PowerAutomate 五大運用情境

Power Automate 讓不具備程式專業的使用者，能夠透過 Low-code 建立自動化流程，它可以連接不同的應用程式和服務，讓使用者可以依據自己的工作情境建立自動化流程。

Power Automate 適用情境非常廣泛，比如：

1. 自動寄信：自動依據 Excel 名單寄送活動通知（上篇主題）
2. 附件管理：自動將郵件附件檔案歸檔到資料夾（本篇主題）
3. 月報製作：月底自動寄送本月業績報告（下篇主題）
4. 數據整合：自動將資料夾中 Excel 彙整成一檔案（敬請期待）
5. 倉儲管理：定期自動查看庫存數據並提醒負責人員（敬請期待）
6. 更多情境在讀者的工作中…

四、應用案例：自動將郵件附件檔案歸檔到資料夾

(一)      想要將郵件的附件歸檔，傳統流程可能是：

1. 依序開啟郵件，下載附件。
2. 手動根據供應商名稱、日期等資訊分類檔案。
3. 移動檔案至 OneDrive 或 SharePoint 指定資料夾中。

(二) 使用 Power Automate，這麼做，解放你的時間：

• 設定廠商固定的寄件信箱，並主旨與信件包含附件，如圖1。

• 設定資料夾路徑以進行歸檔，如圖2。

(三) 結果是什麼？

• 無需頻繁檢查信箱：系統可自動監控郵件，偵測來自特定供應商的對帳單，讓你不再手動篩選與下載。
• 歸檔精確無誤：系統依照設定的條件自動分類，確保每份文件都存放在正確的位置，避免手動操作錯置檔案。
• 大幅縮短處理時間：不再需要重複開啟郵件、下載附件、手動歸檔，整個流程全自動執行，提升效率。

五、結論

文件管理是日常工作中不可或缺的一環，但它不應該是一個消耗大量時間與精力的負擔。透過自動化，將這些重複性高、繁瑣的歸檔任務交給系統處理，讓你從無意義的手動操作中解放，專注於更具策略性和創造性的工作。

你的工作中有哪些文件處理流程可以自動化呢？我們將介紹下一個常見的職場實用場景「月底自動寄送本月業績報告」。如果你月底常常因為製作報表而加班，那麼一定不能錯過這篇文章，敬請期待！