Gamma簡報實戰(一):專案匯報/項目提案簡報

一、導言

相信在職場上,更多時候簡報的前身,是一份完整的Word檔,這時我們通常會「複製」文字貼到簡報上,是製作的必經過程。但不知讀者是否想過:既然文件和簡報的資訊是相同的,為何我還要重新再複製貼上一次?難道沒有更快的方法嗎?

Gamma提供「匯入」功能,讓我們能夠一次性地將整個文件匯入,並將其分割成一張張卡片,如圖1。這不僅節省了在文件和簡報之間切換的時間,更強化了Gamma一站式的精神,讓我們更專心並流暢地使用Gamma製作簡報。

圖1 文件轉Gamma簡報示意圖

本單元將以「匯入」開始,結合上一章節的內容,例如:圖片置入、主題設定、卡片範本、卡片樣式、實用版面配置等,以及筆者分享的製作心法:文字轉排版,帶讀者快速製作出一份專業水準的簡報。

二、操作

現在就讓我們來實際操作Gamma的「匯入」功能。提醒讀者此功能不需花費點數,並且卡片張數無限制哦!

請先下載本單元素材檔案,跟著筆者一起實作吧!

本單元素材檔案連結:https://reurl.cc/rrbrzZ

(一) 「匯入」簡報

當我們有一份文件需要轉為簡報時,可以「匯入」來創建簡報,快速將內容變成一張張卡片,省去切換視窗複製貼上的時間,更專心流暢的製作簡報。

1.    使用「匯入」功能

請先到個人工作區的「所有Gammas」,找到「匯入」並點擊「普通匯入」,如圖2。

圖2 普通「匯入」操作畫面

接著點擊右邊的「上傳檔案」,如圖3,選擇素材檔中的「作業一」開始匯入,並觀察一下匯入後的簡報,如圖4。

圖3 上傳檔案畫面
圖4 「作業一」匯入完成畫面

讀者問:怎麼只有一張卡片,這跟我想像的不一樣!

筆者答:不用擔心,我們換個檔案試試。

請讀者重複上述的步驟,並將匯入檔案改成「範例一」,再次觀察匯入結果,是不是就成功了呢?如圖5。

圖5 「範例一」匯入完成畫面

讀者說:成功了!但這兩個檔案有甚麼不同嗎?

2.    「匯入」的前置作業

有的,我們將兩份檔案的「公司簡介」框選起來,可以發現一個有套用標題一樣式,一個沒有,如圖6。這就是匯入的關鍵之處。

圖6 「範例一」(左)與「作業一」(右)的對照畫面

在單元7-2中,我們知道Gamma的文字並沒有字體的調整選項,只需根據標題階層區分文字大小,這個概念類似於Word的標題樣式。Gamma能夠識別在Word檔設定的樣式,並將其置換為Gamma的文字格式,再以「標題一」為分割依據,幫我們一次將文件分成數張卡片,如圖7。

圖7 「範例一」與Gamma的對照畫面

(二) 主題設定

匯入完成後,就讓我們開始運用Gamma的各項功能,編輯這份簡報吧,如圖7!

圖8 標題頁預計轉換之成果圖

筆者問:開始製作簡報的第一件事是甚麼呢?

讀者答:先設定整體簡報的格式!

沒錯,先設定好整體格式與風格,後續需調整時才會更加快速。讓我們先到主題,選定一個設計風格。由於此簡報為「冬日手套」的提案簡報,因此讓我們選擇「Pearl」,來呈現冬日感,如圖9。

圖9 主題設定畫面

讓我們觀察套用後的畫面,怎麼標題變細了?再回去查看預計的最後成果,是粗體字,如圖10。

圖10 標題頁字體對照畫面

筆者問:字型的粗細該怎麼調整呢?

讀者答:到主題的「自訂此主題」設定!如圖11。

圖11 「自訂此主題」畫面

沒錯,繼續點選「自訂此主題」,設定「字型」,將標題字體從「一般」改為「粗體」,如圖12。

圖12 「字型」設定畫面

並記得儲存此變更,到左上命名此主題為「範例一」,如圖13,再到右邊點擊「儲存主題」即完成主題的設定,如圖14。

圖13 主題變更儲存畫面
圖14 標題字體順利變更

(三) 標題頁製作

簡報整體主題設定完後,就來到編輯個別卡片的環節,讓我們接著完成標題頁。在左邊放有一張滿版圖片,如圖15。

圖15 標題頁預計轉換之成果圖

1.    圖片置入

筆者問:如何在卡片左側放一張滿版圖片?

讀者答:我知道!我在卡片範本有找到「主要圖片在左」的配置,新增此卡片範本,在將文字與圖片放上去就完成了!如圖16。

圖16 使用卡片範本功能

筆者回:沒錯,這個做法也是可行的,但我來分享另一種更快速的編輯方式!

遇到要放上滿版圖片,除了可以新增一張卡片範本來替換原本的標題頁,其實還可以直接在標題頁上編輯,不需要經過複製貼上的步驟。

點選標題頁左上角的「卡片樣式」,就會發現這邊已經有提供五種版面配置,讓我們直接套用!請點選第三個「left版面配置」,如圖17。

圖17 卡片樣式畫面
圖18 「left版面配置」畫面

現在的圖片是主題本身的「主要圖片」,日後可以多使用內建素材來豐富簡報,如圖18。但現在我們會放上自己的圖片。

筆者問:我們要怎麼替換圖片呢?

讀者答:我知道!點擊圖片後會出現「小列表」,找到「編輯」就可以替換了,如圖19。

圖19 圖片小列表畫面

沒錯,雖然這跟我們過往看到的小列表不太相同,但Gamma的功能還是設計得非常直觀,點擊「編輯主要圖片」,就可以在右邊看到熟悉的選單,來切換素材囉!如圖20。

圖20 圖片素材選單畫面

將選單切換為「圖片上傳」,選擇素材「冬日皮革手套」就完成了!如圖21。

圖21 圖片置換完成畫面

2.    標題文字格式

接著我們來看看文字的格式,是不是跟範例不太相同?此卡片為標題頁,因此文字的格式應該為「標題」,而不是「標題一」,如圖22。

圖22 標題格式對照畫面

讓我們在文字前使用快捷鍵「/title」完成文字格式的設定,如圖23。

圖23 「標題」快捷鍵「/title」操作畫面

3.    背景圖片設定

最後,我們再新增一張下雪的動態背景,添加簡報的冬日氛圍感。

讀者說:這個我會!是不是再一次到主題來設定「主要背景」並儲存變更?如圖24。

圖24 主題「主要背景」設定畫面

筆者答:沒錯!不過我來分享在「只變更背景時」另一種更快速的做法。

如果只會變更背景,並不會動到主題的其他設定,一樣可以先點進「主題」,但請滑到最下方,找到「只想變更頁面背景嗎?」,如圖25。

圖25 「只變更頁面背景」功能位置

直接點擊它,一樣會看到我們熟悉的圖片選單,緊接著點選「GIFLY」,在搜尋框輸入「snow」,找到心儀的下雪圖套用即完成,如圖26。

圖26 圖片素材選單

(四) 頁面設定

現在請使用編輯頁面右上角「展示」,觀察一下目前的整份簡報,是不是發現剛剛設定的背景圖被擋住了?如圖27。

圖27 展示畫面

這時到編輯頁面右上角的「頁面設定」,打開「顯示卡片底圖」,底下也提供預覽圖讓我們查看,如圖28。

圖28 「顯示卡片底圖」設定畫面

再次展示即可成功顯示,繼續瀏覽,是不是又覺得背景的動圖有些干擾內容的閱讀呢?如圖29。

圖29 內容頁受動態背景干擾畫面

這時再回到編輯畫面,點擊右上角的「頁面設定」,打開「全出血卡片」,讓其對內容的影響降到最低,如圖30。

圖30 「全出血卡片」設定畫面

但標題頁還是需留下背景圖,當對個別卡片編輯時,請到卡片左上角的「卡片樣式」,接著關閉「全出血卡片」,讓我們再展示一次,即成功修改完畢,如圖31。

圖31 個別卡片設定「全出血卡片」畫面

(五) 巢狀卡片

如果一份簡報中,有部分內容為可選讀或補充資料,但並不想站太多空間,可以使用巢狀卡片。讓我們移轉到簡報的「行銷策略」卡片,即是採用了此功能,如圖32。

圖32 「巢狀卡片」畫面

點擊巢狀卡片右上角的「展開」即可查看該子標題的內容,如圖33。另外,當一個大標題底下有數個子標題時,也可使用巢狀卡片,讓讀者閱覽此大標題架構,再往下閱讀。

圖33 「巢狀卡片」展開畫面

讀者說:這個功能好實用!不但增添了簡報互動性,清楚的架構也能幫助讀者歸納吸收。但這個怎麼做呢?

有兩種做法,一是在「匯入」前,在文件對子標題設定「標題二」樣式,如圖X。若想在卡片中直接新增,可使用快捷鍵「/」找到巢狀卡片新增,即可開始編寫內容,如圖34。

圖34 製作「巢狀卡片」的兩個方式

(六) 文字快速轉排版

讓我們點擊市場區隔查看內容,可以看到這是以年齡來做區分,並描述他們的樣貌,總共分為六個區段。筆者預計把這頁轉換成如右圖的排版呈現,如圖35,這該怎麼做呢?

圖35 「市場區隔」預計轉換之成果圖

讀者回:我知道,拖曳一個「項目符號布局」的版面配置在逐一貼上對嗎?如圖36。

圖36 使用「項目符號布局」轉換畫面

筆者答:沒錯,讀者已經會使用版面配置來套用相應的內容呢!不過講師在分享一個更快速的作法,使用「清單」,如圖37。

圖37 「清單」功能畫面

「清單」是文字轉排版的橋樑,首先我們先將每個年齡區段設定編號清單,在文字前方輸入「1.」並加上空格或Enter,如圖38。

接著將底下的敘述設定項目符號清單,在文字前方輸入「*」或「-」並加上空格或Enter,再點擊鍵盤Tab鍵,即可完成設定,如圖38。

圖38 依序將文字轉換成「清單」畫面

來到變魔術的時間!請將所有內容圈選,在跳出的小列表中找到「轉換為…」,就可以看到我們熟悉的各種佈局,請選擇「項目符號佈局」,馬上轉換完成!是不是超級快速!如圖39。

圖39 「轉換為…」功能畫面

(七) 欄位排版

我們即將完成一份Gamma的專業簡報了,讓我們再往下查看「產品特點和功能」,內容羅列了四項特點,筆者希望當中的特點名稱更清楚外,也想一一搭配圖片,更具象化文字的說明,如圖40。

圖40 「產品特點和功能」預計轉換之成果圖

這時可以藉由分割欄位來完成,我以「時尚素色款式」為例,讀者可以在工具列的「版面配置」找到「兩欄」並拖曳到「時尚素色款式」上方。或是在上方直接輸入快捷鍵「/columns」來置入欄位,如圖41。

圖41 插入「兩欄」的兩個方式

接著長按「時尚素色款式」前方的「⁝」,將文字拖曳至第一欄,如圖42。

圖42 文字拖曳畫面

再到右邊的欄位輸入圖片快捷鍵「/i」,置入圖片區塊並替換圖片即完成,是不是更清楚何謂「時尚素色」了呢?如圖43。

圖43 「時尚素色款式」轉換為「兩欄」畫面

其它的特點以此類推即可完成如下的卡片囉!如圖44。

圖44 「產品特點與功能」編輯完成畫面

(八) 下一單元揭曉-表格轉時間軸

想要再為簡報增添最後一筆嗎?讓我們來看到專案時程表,讓我們試試看把表格轉時間軸吧!如圖45。

圖45 「專案時程表」預計轉換之成果圖

讀者說:是不是套用時間軸版面配置即可呢?

筆者回:沒錯!不過讀者可以觀察一下轉換的過程,筆者將在下個單元:Gamma AI 編輯幫手,揭曉我的做法!敬請期待!

(九) 結論

本單元我們結合了上一章節:Gamma簡報製作之路的內容,以更貼近於職場工作流程的文件「匯入」檔案開始,直接透過實戰,逐步複習了各項功能,包含圖片置入、標題文字格式、主題設定、卡片範本、頁面設定、卡片樣式、實用版面配置等,以及在複習之餘,筆者還帶給讀者幾項新功能,例如:巢狀卡片、欄位排版,更分享了製作心法:文字快速轉排版,讓讀者完成一份完整度更高的專業簡報。

在下一單元,筆者將開始帶您探索Gamma中的AI功能,並解答更快速將表格轉為時間軸的方法,我們下個單元見!

作者:林以岑(臺灣行銷研究資料科學家)、鍾皓軒(臺灣行銷研究有限公司創辦人)

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