警惕AI炒作分散注意力

由《哈佛商業評論專案管理手冊》作者之一、七所頂尖商學院客座教授安東尼奧.尼托-羅德里格茲(Antonio Nieto-Rodriguez)與全球諮詢公司宏觀解決方案(Microsolutions)創辦人兼執行董事里卡多.維也納.瓦加斯(Ricardo Viana Vargas)聯合刊登的〈人工智慧將如何轉變專案管理〉(How AI Will Transform Project Management)一文,深入探討人工智慧(AI)在專案管理領域的應用。

文章指出,每年約有48萬億美元的投資用於專案,然而僅有35%的成功率。其中一個原因是專案管理技術水平尚未成熟,許多組織仍在使用電子表格、投影片等傳統方式進行管理。若能有效引入AI及其他創新技術,將可顯著提升專案成功率達25%。

該文章引用高德納諮詢公司(Gartner)的研究,預測2030年將有80%的專案管理任務由AI、大數據、機器學習及自然語言驅動,凸顯組織學習新型態專案管理的迫切性。

該文章列舉六項AI在專案管理中的應用方向:

1.選擇與排序

利用AI快速篩選高成功率且有助於最大利益的專案項目,概述各專案的潛在組織風險,並消除決策中的人類偏見。

2.專案管理辦公室

新型智慧工具將徹底改變專案管理辦公室(Project Management Office,簡稱 PMO)的運作方式,包括:使用AI監控專案進展、預測問題、自動處理簡單挑戰,並自動準備報告和收集反饋。

3.專案改進與加速

AI有助於精進專案範圍的確定,解決定義上的模糊、重複和不一致等問題,同時協助專案的排程、詳盡計畫和資源需求的制定。AI還能呈現即時數據,如團隊情緒等新型態的資訊。

4.虛擬專案助手

ChatGPT等智能工具的出現推動機器人與虛擬助手的普及,例如甲骨文(Oracle)與軟體新創企業PMOtto推出的專案管理助手服務,提供即時狀態更新,在互動中幫助用戶獲取關鍵資訊。

5.系統軟件測試

AI提供先進的測試系統,減少專案上線前繁瑣測試的時間花費,提升效率。以英國鐵路橫貫鐵路(Crossrail)為例,在建構伊莉莎白線時,專案團隊開發了橫貫鐵路整合設施(Crossrail Integrate Facility),藉由自動化離場測試提高系統效率與成本效益,減少人員偏見風險,並確認擁有足夠的安全可靠性。

6.專案經理角色

AI不完全替代專案經理的角色,而是需要專案經理學習充分運用AI工具,同時具備足夠的技術認知,並強調軟實力的提升,包括領導才能、戰略思維、商業洞察力等,以確保專案與企業策略目標的一致性。

最後,該文章強調企業需要適當的管理數據,將數據整合並轉換成機器學習訓練用的結構化數據。另外,專案經理需要透過指導與培訓,協助團隊快速適應轉型,並且盡快識別團隊中的技術缺陷之處。

作者:黃揚博(政大企管碩士、識商創辦人)、羅凱揚(台科大企管博士)

Nieto-Rodriguez, A., & Viana Vargas, R. (2023). How AI Will Transform Project Management. Harvard Business Review Digital Articles, 1–10.

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